La gestión y pago de utilidades laborales

Carlos Cadillo Ángeles

 
Abogado. Consejero del Área Laboral de

Por mandato legal, las empresas tienen el deber de presentar la declaración jurada anual del impuesto a la renta (IR) de tercera categoría y cumplir con el pago de este impuesto. Como parte de la declaración, para determinar la renta neta imponible, las empresas deducen las pagadas a los trabajadores, tema que resulta relevante en la medida que la declaración y el pago del impuesto en mención –por el año anterior– se realizará entre los últimos días de marzo y los primeros días de abril, de acuerdo con el cronograma publicado por la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (Sunat).

Al respecto, las empresas generadoras de rentas del IR de tercera categoría que en el año anterior obtuvieron utilidades y tuvieron más de 20 trabajadores tienen la obligación de repartir una parte de las utilidades entre los trabajadores. Este derecho se conoce como utilidades laborales legales y se sujeta a las reglas establecidas por el D. Leg. N° 677, el D. Leg. N° 892 y su reglamento, aprobado por el D. S. N° 009-98-TR.

Lineamientos

Las utilidades laborales se calculan sobre un porcentaje (determinado por la ley según cada actividad empresarial, tal como menciono más adelante) del saldo de la renta imponible del año anterior, después de compensar la pérdida de los ejercicios anteriores con la renta neta determinada en el ejercicio del año que se declara, sin que esta incluya la deducción de las utilidades laborales legales; tal como lo precisa el artículo 2 de la Ley N° 28873. Luego, dicho porcentaje se distribuye entre los trabajadores de esta forma: 50% en función de los días laborados y 50% en función de las remuneraciones percibidas.

Dado que las empresas deducen las utilidades laborales legales para determinar la renta neta imponible y pagar el IR de tercera categoría entre finales de marzo e inicios de abril; las empresas abonan las utilidades laborales legales durante marzo. Así, los trabajadores tienen la expectativa de recibir un pago más en por concepto de utilidades laborales.

Las empresas suelen cumplir con el pago de las utilidades laborales –cuando corresponde– con el abono en la cuenta de haberes o cuenta sueldo de los trabajadores, y con la entrega a cada trabajador de un documento denominado liquidación de utilidades laborales como constancia de la determinación del monto pagado.

Dicha liquidación contiene, entre otros datos, lo siguiente: i) la renta anual de la empresa antes de impuestos; ii) el monto total que debe distribuir la empresa, según los siguientes porcentajes: 10% para las pesqueras, telecomunicaciones e industriales, 8% para las mineras, comerciales (al por mayor y al por menor) y restaurantes, y 5% para otras actividades; en caso de desarrollar más de una actividad, se considerará el porcentaje aplicable a la actividad que generó mayores ingresos brutos en el año; iii) el número total de días laborados por todos los trabajadores y la remuneración total pagada a estos últimos; iv) el número de los días laborados (real y efectivamente trabajados y otros supuestos tratados de esta forma por la ley, como el descanso por maternidad) por el trabajador concreto y las remuneraciones pagadas a este último; y, v) el monto correspondiente al trabajador, en función a la proporción entre los días laborados y las remuneraciones percibidas, teniendo en consideración que dicho monto no podrá superar el equivalente a 18 remuneraciones mensuales.

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Respecto esta data, es oportuno mencionar: i) Están excluidas de las utilidades laborales legales las cooperativas, las empresas autogestionarias, las sociedades civiles y las empresas que no excedan de 20 trabajadores; ii) Tienen derecho todos los trabajadores independientemente de su contratación laboral, sean indeterminado, a plazo fijo o a tiempo parcial. No obstante, quienes laboren por debajo de la jornada establecida en la empresa, participarán de forma proporcional al tiempo laborado; iii) Para el personal no sujeto a fiscalización (no tiene horario de trabajo) se considerará como días efectivos de trabajo todos los laborables en la empresa, salvo prueba en contrario; iv) Los trabajadores que sufrieron de accidente de trabajo o enfermedad ocupacional que haya dado lugar a descanso médico, debidamente acreditado, participan en el reparto de las utilidades en igualdad de condiciones que el resto de los trabajadores.

Si bien no es obligatorio, existen empresas que superan la norma, pues no se quedan en la información contenida en la liquidación y tienen la práctica de comunicar los resultados del año mediante reuniones con los trabajadores o sus representantes y comunicaciones internas. El propósito de esta práctica para las empresas es: i) ser transparentes y claros con los resultados obtenidos y generar o reforzar la confianza como empresa; ii) reconocer la participación de los trabajadores en los resultados y reforzar la forma de trabajo que ha dado buenos resultados o, si fueron negativos, explicar las causas y plantear las oportunidades de mejora; iii) reconocer directamente el esfuerzo y la dedicación de los trabajadores y destacar que dicho reconocimiento se verá reflejado en el pago de las utilidades laborales; iv) identificar a los trabajadores con los objetivos empresariales, reforzar estos últimos y aumentar la producción y la productividad de la empresa; v) recordar la fórmula de reparto de las utilidades laborales, de manera que sea entendible para los trabajadores, ya que si bien está plasmada en la ley, como se ha visto arriba, tiene varias fases y criterios de cálculo, por lo que puede ser confusa para muchos trabajadores; y, vi) atender las dudas de los trabajadores y prevenir o evitar reclamos o conflictos que podrían estarse incubando a causa de la desinformación.

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En relación con los últimos dos numerales indicados, mencionamos algunos casos que se presentan cuando no existe una práctica de comunicación. Dado que las utilidades laborales se pagan antes de la presentación de la declaración jurada anual del impuesto a la renta de tercera categoría, los trabajadores tienen la expectativa de recibirlas en marzo de cada año. Sin embargo, corresponderá a aquellos que trabajaron en el año respecto al cual se generaron las utilidades, información que es importante transmitir a los trabajadores que no estuvieron en el año anterior y que recién ingresaron a prestar servicios; es decir, conviene aclarar que no es un beneficio asociado a marzo por el hecho de estar trabajando para la empresa.

Por otro lado, como las utilidades laborales tienen la particularidad de depender de los resultados, que es normal que sean cambiantes, el monto por dicho concepto puede variar y crecer o disminuir de un año a otro. Sobre el particular, existen reclamos de los trabajadores, mediante las inspecciones laborales o de los procesos judiciales, por recibir menos utilidades laborales respecto del año anterior y, por este motivo, cuestionan los resultados declarados por la empresa y consideran que se les ha pagado de forma incorrecta, incompleta o diminuta.

Como se puede apreciar, la comunicación adecuada y oportuna al personal puede evitar estas situaciones de conflicto. La práctica de comunicación requiere de presupuesto y tiempo; sin embargo, será una inversión si permite evitar o reducir los gastos que se deriven de defender a la empresa en el marco de dichos reclamos laborales y si no se genera alguna lesión o factura en las relaciones laborales y en el clima laboral.

Por otro lado, las empresas deben tomar en cuenta que la inspección del trabajo puede fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones vinculadas con las utilidades laborales. Existen infracciones relacionadas con esta materia, por lo que no queda duda de que los inspectores de trabajo son competentes para fiscalizar.

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La Ley N° 28806, , establece que una de las finalidades de la inspección del trabajo es la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones legales, entre las cuales se encuentran las utilidades laborales en mención. Esta ley, además, otorga a los inspectores de trabajo la facultad –entre otras– de examinar, obtener copia y/o requerir de la documentación y los libros de la empresa con relevancia en la verificación del cumplimiento de la legislación sociolaboral, tales como la declaración jurada del impuesto a la renta y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección.

Las utilidades laborales no constituyen remuneración computable, de acuerdo con el artículo 19, inciso b, del D. S. N° 001-97-TR. Esto significa que no se consideran para efecto del cálculo de los derechos o beneficios de naturaleza laboral ni para las contribuciones a la seguridad social en salud ni para los aportes a la ONP o AFP.

Adicionalmente, la misma norma establece que tampoco constituyen remuneración computable otras formas de participación de los trabajadores en las utilidades. En adición a lo señalo por la ley, la empresa puede otorgar utilidades a sus trabajadores por decisión unilateral o por acuerdo con ellos, mediante convenios individuales o colectivos; en cuyo caso, las utilidades laborales pasarán a denominarse voluntarias o convencionales, respectivamente.

En la medida en que las utilidades laborales voluntarias y convencionales nacen de la autonomía, el empleador o las partes pueden establecer las reglas de reparto de distribución. Es más, no existe norma que limite dicha autonomía; por lo tanto, las autoridades deben reconocerles la libertad para establecer dichas reglas.

Ciertamente, se debe tomar en consideración que las reglas sean objetivas y razonables y que se apliquen de forma igualitaria, siempre que los trabajadores se encuentren en la misma situación, tal como manda el principio de igualdad de trato. Además, recomiendo que se redacten de forma clara y entendible, con el fin de evitar reclamos a causa de confusiones o imprecisiones.

Finalmente, los trabajadores que laboraron en el año anterior, pero cesaron antes de la fecha de pago de las utilidades laborales legales, deben recibir el pago dentro de los 30 días naturales siguientes del vencimiento del plazo para la presentación de la declaración jurada del impuesto a la renta de tercera categoría. Las empresas tienen como práctica publicar avisos en diarios de circulación nacional el lugar, el horario y las formalidades para que los extrabajadores cobren. Una buena práctica que evidencia la responsabilidad laboral empresarial.

Fuente: Jurídica (El Peruano)

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