Seguridad y confidencialidad en el traslado y digitalización de los expedientes y carpetas fiscales

 

Por: María Fernanda Gutiérrez 
(Asociada del Estudio Olaechea). 

La emergencia sanitaria nacional en la que nos encontramos ha conllevado a la paralización de la mayoría de servicios y actividades productivas, entre los que está la labor del y (salvo casos excepcionales), lo cual acarrea un retraso en la mayoría de los procesos e investigaciones tramitados ante dichas instancias. Es por ello que, en procura de continuar con sus funciones y evitar un mayor retraso, que no solo dejaría en indefensión al justiciable sino que podría generar impunidad en algunos casos, es que se ve la necesidad que dichas instituciones adopten las medidas pertinentes para el cumplimiento de sus funciones mediante el .

Sin embargo, esta labor no es nada fácil, en tanto que -especialmente en los casos seguidos en materia penal-, el servidor público no tendría acceso completo a la carpeta fiscal o expediente para emitir sus resoluciones; haciéndose necesario, que se disponga el retiro de dichos elementos de las instalaciones de los Juzgados, Salas y Fiscalías. En ese sentido, tanto el Poder Judicial como el Ministerio Público autorizaron excepcionalmente el retiro o traslado de los y de sus instalaciones para que el personal pueda desarrollar sus funciones mediante el trabajo remoto; tanto mientras dure el aislamiento social obligatorio como con posterioridad a este, según sus protocolos de retorno.

Si bien lo mencionado es una medida necesaria para evitar el retraso en la tramitación de los procesos existentes, no deja de lado que esta acción trae consigo riesgos en tanto la seguridad respecto a la custodia de estos expedientes y carpetas fiscales, así como de la confidencialidad en la información que estos contienen y, sobretodo, que se facilite la comisión de actos de corrupción en su manejo.

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Al respecto, el Poder Judicial autorizó a los jueces de todos los distritos judiciales del país que, de forma personal retiren los expedientes de sus despachos con la finalidad de avanzar el trabajo desde sus domicilios. Para ello, cada juez deberá elaborar la relación de expedientes, consignando su número, partes procesales y folios, la cual deberá ser entregada al personal a cargo. Mientras que, en relación a la reactivación de sus funciones con posterioridad al aislamiento social obligatorio, se ha dispuesto para el caso de la Corte Suprema, que se digitalice los expedientes pendientes de calificación o de visa de fondo, lo que también podría replicarse para los órganos colegiados o, en contrario, se puede realizar el trabajo en su domicilio con el traslado del expediente.

Por otro lado, el Ministerio Público autorizó el traslado de expedientes y carpetas fiscales para actividades que no impliquen actos de investigación. Para tales efectos, señala que las Presidencias de las Juntas de Fiscales Superiores deberían de establecer los lineamientos para el retiro y trabajo remoto, asegurándose que se mantenga la seguridad y confidencialidad de la información; además de indicar que los expedientes o carpetas fiscales a retirar deben estar debidamente identificados con número, partes procesales y folios, en una listado que contenga un compromiso de custodia y reserva de la información, el cual debería ser remitido a la Presidencia de Junta de Fiscales Superiores, Coordinadores Nacionales y a la Oficina Desconcentrada de Control Interno de cada distrito fiscal, para su supervisión y control.

De igual manera, mediante el protocolo de retorno luego del aislamiento social obligatorio, el Ministerio Público dispone que la Presidencia de la Junta de Fiscales Superiores establezca los lineamientos para una progresiva digitalización de las carpetas fiscales en procura de evitar su traslado; señalando respecto al trabajo remoto, que los fiscales o personal administrativo podrán trasladar las carpetas fiscales, haciéndose cargo de su custodia y reserva de la información bajo responsabilidad funcional y cumpliendo con las reglas de confidencialidad y que resulten aplicables.

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De lo mencionado, se evidencia que si bien se permite el traslado de expedientes y carpetas fiscales, no se le ha dado mayor incidencia a la seguridad que dicho traslado debe tener. El Ministerio Público en su protocolo de retorno a las actividades ha ido un poco más lejos, al mencionar expresamente que los fiscales y personal administrativo deben guardar custodia y reserva de la información bajo responsabilidad funcional; sin embargo, ello no es suficiente si estamos tratando de expedientes y carpetas fiscales que podrían contener información y documentación muy sensible e importante.

En ese sentido, tanto el Poder Judicial como el Ministerio Público deberían establecer un protocolo de seguridad en la custodia de los expedientes y carpetas fiscales como de la confidencialidad de la información que estos contengan. Ambas instituciones dejan a las autoridades de los distintos distritos judiciales o fiscales que establezcan sus disposiciones al respecto, lo que resta seguridad jurídica a dicho traslado, ya que el nivel de protección en los distintos Juzgados, Salas y Fiscalías no va a ser el mismo.

Autorizar el retiro de expedientes o carpetas fiscales solo en base a una lista identificándolos o un compromiso -en el caso del Ministerio Público-, no es suficiente para establecer un debido manejo de estos expedientes y carpetas. Esto es, porque existe un mayor riesgo –como sucedía antes de la emergencia- que se pierda o se traspapele documentos, que se filtre decisiones o información sobre las investigaciones o, que simplemente los malos agentes de dichas instituciones lleguen a acuerdos con las partes procesales.

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En ese contexto, se debe regular de manera específica y aplicable a todos los distritos judiciales o fiscales, un procedimiento detallado para la digitalización y el retiro de expedientes o carpetas fiscales. Este procedimiento debe acarrear sanciones estrictas para los encargados de los expedientes y carpetas, en caso se evidencie un incumplimiento en su obligación de custodia y confidencialidad o, un mal manejo del caso. Asimismo, se debe evaluar la posibilidad que antes de la digitalización o retiro, un tercero encargado supervise que tengan un foliado correcto, e identifique y reporte en caso que se contenga información sellada, que tenga carácter de reservado, que incluya elementos probatorios no documentales (señalando cómo sería su manejo) y cualquier otro elemento adicional que se deba salvaguardar con mayor recaudo.

De igual manera, se debe disponer que los funcionarios o servidores que digitalicen o retiren los expedientes o carpetas fiscales, declaren bajo juramento que se comprometen a guardar una debida custodia y confidencialidad de la información; así como la obligación de reportar al encargado en caso esta custodia o confidencialidad se haya visto afectada. Por último, debe plantearse la posibilidad que las partes procesales puedan realizar un control del expediente o carpeta fiscal posterior a su devolución; entre otros mecanismos de protección y control.

Queda claro que las circunstancias en las que nos encontramos implican un cambio en la forma de administrar justicia, sobre la cual nos debemos acostumbrar y lograr establecer un procedimiento adecuado que respete los principios y derechos procesales que rigen a un proceso penal, sobre todo en lo que respecta a la seguridad y confidencialidad; por lo que, mientras nosotros confiamos en la responsabilidad de los administradores de justicia y nos amoldamos a la nueva realidad, las autoridades deben asegurarse de adoptar todas la medidas pertinentes al respecto, de manera específica y aplicable a todas las instancias.

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