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El Expediente Judicial Electrónico

(Foto: Andina)

Por Ana Marilú Prado Castañeda
Jueza de la subespecialidad comercial.

Apropósito de un nuevo aniversario de la Subespecialidad Comercial de la Corte Superior de Justicia de Lima, es oportuno destacar que el Poder Judicial tiene muchos logros que exhibir por las acciones constantes de jueces y juezas.

Y es que, en estos 14 años, si algo caracteriza a quienes integramos la subespecialidad es la proactividad y compromiso pues se tiene internalizado la mejora continua como parte de nuestra cultura organizacional y la gestión del despacho judicial lo cual exige el uso de tecnología mediante plataformas como: Sistema de Notificaciones Electrónicas (Sinoe), Embargos Electrónicos Bancarios (EEB), Sistema de Remates Virtuales (Remaju), Registro de Deudores Judiciales Morosos (Rejum), Certificado de Depósitos Judiciales Electrónicos, Agenda Judicial Electrónica, Sistemas de Sentencias en Laudos Arbitrales y el Expediente Judicial Electrónico (EJE), y su interacción.Y es que, en estos 14 años, si algo caracteriza a quienes integramos la subespecialidad es la proactividad y compromiso pues se tiene internalizado la mejora continua como parte de nuestra cultura organizacional y la gestión del despacho judicial lo cual exige el uso de tecnología mediante plataformas como: Sistema de Notificaciones Electrónicas (Sinoe), Embargos Electrónicos Bancarios (EEB), Sistema de Remates Virtuales (Remaju), Registro de Deudores Judiciales Morosos (Rejum), Certificado de Depósitos Judiciales Electrónicos, Agenda Judicial Electrónica, Sistemas de Sentencias en Laudos Arbitrales y el Expediente Judicial Electrónico (EJE), y su interacción.

Así, a casi dos años de funcionamiento del EJE se puede afirmar que representa la cúspide de la modernización de la justicia. Su implementación ha sido trascendental porque ha generado una nuevo y moderno modelo de “Gestión del Despacho Judicial”. El servicio que ofrece el Poder Judicial se realiza mediante medios electrónicos seguros. La carga procesal que se tramitaba en soporte físico se encuentra en un escritorio virtual. De igual manera, el EJE ha eliminado flujos y tiempos inútiles en cuanto al ingreso de demandas y escritos que es directo a la bandeja de trabajo correspondiente.Así, a casi dos años de funcionamiento del EJE se puede afirmar que representa la cúspide de la modernización de la justicia. Su implementación ha sido trascendental porque ha generado una nuevo y moderno modelo de “Gestión del Despacho Judicial”. El servicio que ofrece el Poder Judicial se realiza mediante medios electrónicos seguros. La carga procesal que se tramitaba en soporte físico se encuentra en un escritorio virtual. De igual manera, el EJE ha eliminado flujos y tiempos inútiles en cuanto al ingreso de demandas y escritos que es directo a la bandeja de trabajo correspondiente.

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Debe destacarse que la comisión presidida por el Dr. Héctor Lama More, a cargo de su implementación, incluyó una comisión de usuarios (jueces y personal auxiliar jurisdiccional). Así, se tiene que el EJE se ha desarrollado a partir del Sistema Integrado Judicial (SIJ) y se ha puesto en funcionamiento en un software propio, adaptándose los procesos judiciales al formato digital; por ello, es un producto: “Hecho en casa y con la participación de los usuarios” y la idea que orientó la comisión de trabajo fue: “Como se hace en físico, así debe de hacerse en electrónico”.

El EJE está compuesto por bandejas de trabajo (9) y desde allí se accede a cada uno de los procesos que se tramitan en el órgano jurisdiccional, las actuaciones procesales se visualizan mediante un visor PDF; y el juez califica, revisa y elabora los proyectos, firma digitalmente las resoluciones aprobadas; y las descargadas se notifican a la casilla electrónica. También desde las mismas bandejas se ejercita el control necesario. De igual manera, el justiciable mediante la Mesa de Partes Electrónica, puede ingresar demandas y escritos, no necesita concurrir a la sede judicial para acceder al seguimiento de su proceso por el Sinoe. Esta nueva plataforma resulta ventajosa para justiciables y operadores judiciales.

Según informes de la Secretaría Técnica del Eje (EJE) desde su implementación a diciembre del 2018, en la subespecialidad comercial ingresaron 20,133 demandas, 46,842 escritos, concluyeron en primera instancia 4,714 procesos y se expidieron 4,714 resoluciones entre autos y sentencias.

¿Qué ha significado el EJE para el servicio de justicia?

Transparencia, seguridad, celeridad y ahorro en costos del servicio (papel) contribuyendo a la sostenibilidad ambiental, son algunos de sus logros.

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Un sencillo ejemplo de celeridad: providencia de un escrito. Antes, 15 pasos: justiciable (presenta escrito), Mesa de Partes (recepciona, entrega cargo, clasifica, elabora reporte, entrega al juzgado a la hora del corte, especialista revisa y da conformidad), archivero (compagina y entrega el expediente), especialista (proyecta resolución y da cuenta al juez), juez (revisa y firma), especialista (firma y descargo), finalmente se notifica. En la actualidad, 6 pasos: justiciable (presenta escrito), Mesa de Partes (escanea e ingresa el escrito directo a la bandeja de trabajo), especialista (proyecta), juez (visualiza en su bandeja, revisa y firma, especialista (firma y descarga) y notificador procede a notificar. Representa un significativo reducción de tiempo. EL EJE tiene también efecto sustantivo porque la celeridad y transparencia incrementan las formas de terminación de procesos con y sin declaración de fondo pues restringe el ejercicio de actos visiblemente dilatorios.

Quedan retos como: 1) Capacitación y Adaptación al cambio de operadores judiciales y justiciables, 2) Maximizar su automatización, 3) Rediseño del Despacho Judicial toda vez que el procedimiento exige protocolos y modificaciones legislativas, 4) Nuevos indicadores y medición de la carga procesal adecuada y razonable, 5) Inventarios y estados del proceso automáticos por el sistema, 6) Odecma y Ocma deben impulsar copiadores de resoluciones en soporte informático, 7) Implementar formatos de algunas demandas tipo, y 8) Campañas de información e impulso del uso de la Mesa de Partes Electrónica.v

Herramienta útil para la justicia

En suma, consideramos que el EJE es una herramienta útil y transparente; y su buen uso y gestión permitirá que el servicio de administración de justicia sea más eficiente, su mayor bondad es constituir una herramienta eficaz en la lucha contra la corrupción. La subespecialidad ha sido piloto del piloto del EJE y de la experiencia podemos afirmar que el EJE.

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Fuente: Jurídica